疎明書は、
「ある事実について言明し、それが確かであるとの判断を得ることを目的として作成される書面のこと」（Weblio辞書）
と定義されています。

薬事の世界では、「医師の診断書」の代わりに、業務を担当する役員が麻薬や覚醒剤中毒ではないこと、精神障害がないことを証明する書類として使用されます。

「東京都健康安全研究センター」のウェブサイトには、疎明書を活用できる場面として、

１）製造販売業の「業務を行う役員」のうち、薬事に関する業務の意思決定等に直接関与していないとみなされる役員（海外在住の代表取締役等）は、診断書の代わりに疎明書でも可

２）製造業は疎明書でも可

と説明されています。

注釈として、疎明書の定義説明もされており、
「疎明対象の役員が欠格条項に該当しないこと」を他の業務を行う役員（代表取締役）が証明する文書。
とされています。

また疎明書の例も添付されています（以下写真）。

 

この例では、主語が「私」になっており、自分で自分が問題ないことを証明する内容になっており、上記の定義の中にある「他の業務を行う役員（代表取締役）が証明する」と矛盾した内容になっています。

この点を東京都側に質したところ、
・この疎明書例のとおり、自身が自己疎明する形
・他の代表取締役の名前で、「以下の者は～～」という形で整えなおした形
どちらでも構わない、とのことでした。

また、疎明書を必要とする場面としては「代表取締役が海外在住」というケースであるので、日本語の書面のままでは対応できない（読めない、理解できない）場合が往々にしてあります。
その場合は、英日併記の形に整えなおしたものを用意しなければなりません。
（英語だけでは、今度は薬務課が読めないので対応してもらえません）

（以下、英日併記の形の例）