化粧品等の製造販売業許可申請の際、必須の添付書類となっています。
根拠法令は「医薬品医療機器等法（薬機法）施行規則第19条2項2号」で、

申請者（申請者が法人であるときは、その業務を行う役員。以下この号において同じ。）に係る精神の機能の障害又は申請者が麻薬、大麻、あへん若しくは覚醒剤の中毒者であるかないかに関する医師の診断書

と規定されています。
したがって、基本的には病院での問診だけでよく、健康診断などが必要なわけではありません。
病院は、町の診療所（内科、心療内科等）で作成してくれます。
（他の専門科、例えば耳鼻咽喉科や眼科などで作成してくれた事例もあります）

一応様式は決まっています（以下写真）。
各都道府県薬務課の案内ページでダウンロードが可能です。

代表取締役は基本必須、それ以外に薬事業務を担当する役員がいる場合はその方も入手が必要です。